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Somos Ignacio Gómez IHM SAS
 
HISTORIA
FILOSOFIA
CERTIFICACIONES
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
POLÍTICA TRATAMIENTO DATOS PERSONALES IGNACIO GÓMEZ IHM SAS.
IGNACIO GÓMEZ IHM SAS, (en adelante IGIHM.), es la sociedad responsable de sus datos personales, los cuales ha recolectado a través del desarrollo de su actividad comercial, y por tanto de la base de datos en la cual se encuentren ubicados los mismos.
Esta Política de Tratamiento de la Información será aplicable a IGIHM., sus vinculadas, asociadas, aliadas o empresas controlantes o controladas presentes o futuras.
Nuestros clientes, contratistas, proveedores y colaboradores (empleados), entre otros, se denominarán clientes y/o usuarios y/o Titulares.
1. OBJETIVO
Establecer las pautas y criterios generales para el tratamiento de datos personales de vinculados tales como empleados, clientes, contratistas y proveedores requeridos legalmente (Ley Estatutaria 1581 del 17/10/12, Decreto 1377 del 27/06/13, Decreto 1074 Capítulos 25 y 26 y Circular Externa 02 del 03/11/15).
2. DEFINICIONES
Para efectos de la presente política, las palabras que a continuación se definen tendrán el significado asignado en este capítulo, sea que se escriban o no en mayúsculas, o que se encuentren en plural o singular.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
Consulta: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.
Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados.
Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Art. 26 del C. Co).
Dato personal privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.
Dato personal semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento de Datos Personales.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento de Datos Personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento de Datos Personales. Para el caso de IGIHM, los encargados son: (i) Si es un empleado, con el gerente de Gestión Humana al correo rhumanos@igihm.net Teléfono 8200210 ext. 1231 en Bogotá, (ii) Si se trata de un cliente, con el Gerente Financiero al correo financiera@igihm.net Teléfono 8200210 Ext. 1201 en Bogotá y (iii) Si se trata de un Proveedor, con el Director de compras al correo compras@igihm.net Teléfono 8200210 Ext. 1261.
3. NORMAS Y CRITERIOS DE APLICACIÓN
PRINCIPIOS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
a) Principio de finalidad: El Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima requerida para el normal funcionamiento de cualquier empresa y así poder desarrollar el objeto social realizando transacciones de compra y venta de los productos y/o servicios lícitos requeridos.
b) Principio de libertad: El Tratamiento de Datos Personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento del Titular.
c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de IGIHM, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de sus datos.
e) Principio de acceso y circulación restringida: Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados por aquél. En todo caso el titular debe tener acceso a sus datos personales mediante comunicación telefónica o escrita dirigida al encargado del tratamiento.
f) Principio de limitación de la recolección: Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con este objetivo.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. IGIHM cuenta con estas medidas de seguridad implementadas.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
4. OBLIGATORIEDAD
La ley ordena que las políticas de tratamiento de datos sean de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarrea sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados de IGIHM en Colombia, los contratistas y terceros que obran en nombre de IGIHM que se encuentren relacionados con el manejo de datos personales.
Todos los empleados de IGIHM, deben observar y respetar esta política en el cumplimiento de sus funciones. En los casos en que no exista vínculo laboral se adoptarán las medidas para que quienes obren en nombre de IGIHM., se obliguen a cumplirla.
5. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO
Los datos Personales serán utilizados por IGIHM, para poder desarrollar su objeto social ya sea vinculando a los empleados requeridos, cotizando y vendiendo sus productos o servicios a sus clientes, contratando con proveedores y subcontratistas. En todo caso los datos que obtengamos y que utilizaremos no van más allá de los básicos requeridos para la relación contractual que tengamos en común y que se encuentran detallados en el numeral 3.3 del procedimiento para:
a) Proveer a clientes y comprarle a proveedores los productos y servicios requeridos para el desarrollo de nuestro objeto social, así como para poder contratar a los empleados que le prestan sus servicios a IGIHM.
b) Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados o no, con el contratado o adquirido por el Titular.
c) Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular.
d) Informar sobre cambios en productos o servicios.
e) Evaluar la calidad de productos o servicios.
f) Desarrollar actividades de mercadeo o promocionales.
g) Cumplir con la normatividad legal de carácter tributario y/o contable.
h) Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de datos personales a terceros para fines relacionados con la operación de IGIHM.
i) Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado a todo nivel.
j) Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.
6. AUTORIZACIONES
El Tratamiento de Datos Personales realizados por IGIHM., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de dichos datos. IGIHM., en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
La autorización podrá darse verbalmente y/o por medio de un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. En cualquier caso la autorización debe ser dada por el Titular y en ésta se debe poder verificar que éste conoce y acepta que IGIHM, recogerá y utilizará la información para los fines que para el efecto se le dé a conocer de manera previa al otorgamiento de la autorización.
En virtud de lo anterior, la autorización solicitada deberá incluir:
a) Responsable del Tratamiento y qué datos se recopilan;
b) La finalidad del tratamiento de los datos;
c) Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el titular.
7. DOCUMENTO DE AUTORIZACION OTORGADO A IGIHM POR EL TITULAR PARA LA OBTENCION, USO Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
Autorizo de manera expresa e inequívoca el tratamiento de los datos personales en nombre propio y de las personas pertenecientes a la compañía que represento cuya información pueda ser incluida en este proceso de registro para las finalidades requeridas y así poder mantener formalmente nuestras relaciones comerciales ya sea como empleado, cliente, proveedor o subcontratista.
Así mismo con la presente autorización certifico que conozco los datos personales que IGIHM tiene como: Nombre, Identificación, Dirección, RUT, Teléfono, Correo Electrónico, Representante Legal entre otros y su finalidad, la cual solo serán usados para formalizar la relación comercial y/o de servicios que nos vincule.
Autorizo a IGIHM y a su encargado correspondiente a utilizar mis datos personales y/o los de la empresa que represento en la relación contractual que mantengamos vigente ya sea como empleado, proveedor, subcontratista o cliente. Inclusive datos financieros en caso de requerirse un cupo de crédito.
Tengo el derecho de conocer, actualizar y rectificar mi información así como los demás previstos en la Constitución y en la ley, los cuales puedo ejercer observando la Política de Tratamiento de Información de IGIHM en www.igihm.com y para consultarlos, actualizarlos o rectificarlos puedo consultar y contactar dependiendo del vínculo que nos una en: (i) Si soy empleado de IGIHM, con el gerente de Gestión Humana al correo rhumanos@igihm.net o al Teléfono 8200210 ext. 1231 en Bogotá, (ii) Si soy un cliente, con el Gerente Financiero al correo financiera@igihm.net o al Teléfono 8200210 Ext. 1201 en Bogotá y (iii) Si soy un Proveedor o subcontratista, con el Director de compras al correo compras@igihm.net o al Teléfono 8200210 Ext. 1261.
IGIHM ha adoptado las medidas para garantizar la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de mis datos. Cualquier cambio trascendental en su Política de Tratamiento de Datos Personales me será informado y publicado oportunamente en la página web www.igihm.com
Teniendo en cuenta lo anterior, autorizo de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a IGIHM para tratar mis datos personales y/o los de la empresa que represento de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales de IGIHM la cual se encuentra disponible en el sitio www.igihm.com/politica y para los fines relacionados con su objeto social y en especial para fines legales, contractuales, comerciales. La información obtenida para el Tratamiento de mis datos personales la he suministrado de forma voluntaria y es verídica.
8. DERECHOS DEL TITULAR INCLUIDOS LOS DE CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACION Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.
El Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:
a) Los Titulares de los Datos Personales podrán en cualquier momento solicitarle al Responsable del Tratamiento, qué información de ellos se conserva, así como solicitar la actualización ratificación o supresión de dicha información, usando los medios descritos en este numerar 7 de la presente política.
b) Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales. Para esto debe comunicarse con el encargado correspondiente así: (i) Si es un empleado, con el gerente de Gestión Humana al correo rhumanos@igihm.net Teléfono 8200210 ext. 1231 en Bogotá, (ii) Si se trata de un cliente, con el Gerente Financiero al correo financiera@igihm.net Teléfono 8200210 Ext. 1201 en Bogotá y (iii) Si se trata de un Proveedor, con el Director de compras al correo compras@igihm.net Teléfono 8200210 Ext. 1261.
c) Solicitar pruebas de la autorización otorgada a IGIHM.
d) Ser informado por IGIHM, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
e) Presentar consultas ante el Responsable o Encargado del Tratamiento, conforme a lo establecido en el numeral 3 de la presente política, e interponer quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
f) Acceder de manera gratuita a los Datos Personales que son objeto de Tratamiento. El Titular de los Datos Personales tendrá el deber de mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento, la veracidad de la misma. IGIHM no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información.
g) Revocar la autorización cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Esta procederá cuando así lo determine la Superintendencia de Industria y comercio. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal, contractual o comercial de permanecer en la base de datos.
9. MEDIDAS DE SEGURIDAD
IGIHM adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad.
Los datos recolectados de los empleados se administran y almacenan en bases de datos del outsorsing Heinsohn HGS, el cual cuenta con altos estándares de seguridad y sistemas de autentificación específicos para el personal asignado exclusivamente para administrar la nómina de IGIHM.
10. RESPONSABLE Y CONTACTO
IGIHM, es responsable de los Datos Personales que recolecte a través del desarrollo de su actividad comercial y les son aplicable la presente Política:
Datos del Responsable:
IGNACIO GÓMEZ IHM SAS.
Carrera 42 Bis No. 17 A - 24
Bogotá D.C. Colombia
Tels. 8200210 Ext. 1201 - 1251 – 1261 - 1231
Correos electrónicos: comunicaciones@igihm.net financiera@igihm.net rhumanos@igihm.net compras@igihm.net
Página Web: www.igihm.com
11. ENTRADA EN VIGENCIA MODIFICACIÓN Y PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
La presente política aplicará a partir del día 2 de septiembre de 2013, y la información suministrada por los grupos de interés permanecerá almacenada hasta por el término dediez (10) años contados a partir de la fecha del último Tratamiento, para permitirnos el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales, especialmente en materia contable, fiscal y tributaria.
Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de IGIHM SAS.
La presente política y sus respectivas bases de datos aplicarán a partir del día 2 de septiembre de 2013, con su actualización del 25 de enero de 2016 y la información suministrada por los grupos de interés permanecerá almacenada hasta por el término de diez (10) años contados a partir de la fecha del último Tratamiento, para permitirnos el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales, especialmente en materia contable, fiscal y tributaria.
Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de IGIHM.
Gerencia Administrativa y Financiera
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